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La Función del Área de Compras y Suministros en Tiempos de Crisis

La función de Compras y Suministros cada día toma un papel más relevante dentro de las organizaciones o, dicho de otra manera, se le está dando realmente el rol protagónico que se merece, pues gran parte de la rentabilidad y sostenibilidad de los negocios, reposa en la gestión que aquí se haga y de la manera cómo interactúe e integre a todos los actores de la Cadena de Suministros; actores tanto internos como externos.

Con el inicio de la pandemia a principios de 2020, más todos los eventos de orden público y social, vividos en los últimos meses en Colombia, se hace necesaria una reinvención de las organizaciones en todos los niveles.

Algunos de los retos que surgen de este complejo escenario a nivel de este proceso, se citan a continuación:

– Las personas, su integridad física, mental y su capacidad para reaccionar ante los retos de manera adecuada-

– La sostenibilidad del negocio, reaccionar de manera ágil y asertiva ante los cambios abruptos del entorno

– La reformulación de una nueva estrategia

Personas

Este aspecto considera dos aristas, la primera es brindar al personal propio y al externo que interactúa con la organización, un ambiente seguro; desarrollar e implementar protocolos de bioseguridad, procesos que resguarden la salud tanto física como mental, procedimientos de entregas seguras con los proveedores y clientes,  ergonomía y en general, tener identificados, monitoreados y mitigados los factores de riesgo más importantes que puedan afectar a las personas.

El segundo aspecto es repotenciar y empoderar al equipo de Suministros, brindarle capacitación técnica y metodológica, alinearlo hacia un nuevo objetivo común, brindarle métricas e información permanente para evidenciar la evolución de sus acciones y sobre todo, brindarle la confianza para aportar y desarrollar nuevas iniciativas.

La Sostenibilidad del Negocio

Darle continuidad al negocio requiere de la participación y sobre todo del compromiso de todos los stakeholders de la organización; rodear y empoderar al área de Suministros para desarrollar rápidamente acciones efectivas y el apoyo de la alta gerencia, son puntos indispensables en este proceso.

Aquí tenemos aspectos que deben ser liderados por el área de Suministros en una coyuntura de crisis y estos son: Ajustar el flujo de suministros a las necesidades reales, optimizar el flujo de caja, pues gran parte de los recursos financieros, se destinan al pago de proveedores y el uso de los inventarios disponibles y por último, la optimización de los costos generados por compras a terceros.

En primera instancia, ante un cambio abrupto en la demanda, el área de Suministros debe reaccionar rápidamente, ya sea para suspender, reducir o inclusive aumentar el flujo de insumos requeridos para dar sostenibilidad al negocio. En cuanto al flujo de caja se refiere, aquí se deben estrechar los lazos con el área financiera (Tesorería), tener claridad sobre la posición de caja que se tiene para optimizar inventarios, priorizar recursos y buscar mecanismos alternativos de apalancamiento; acompañado por supuesto de una estrecha comunicación con los proveedores, “no abandonarlos”, sino trabajar en equipo con ellos, buscando alternativas para superar las restricciones de caja que se puedan presentar.

Respecto a la optimización de costos generados por compras a terceros, se requiere mucha creatividad y compromiso para romper el “Status Quo” y es prácticamente arrancar de ceros, ir más allá de la simple renegociación con proveedores, repensar procesos, especificaciones, formas de trabajar y romper todos los paradigmas existentes, “Todo es revisable” inclusive hasta los acuerdos y contratos ya formalizados. Para esto se requiere de la conformación de equipos multifuncionales que trabajen en la búsqueda e implementación de iniciativas, la dirección de este proceso debe ser llevada indudablemente por el área de Suministros.

Estrategia

Es inevitable que todo lo que ha venido sucediendo en los últimos meses a nivel del COVID-19 y temas de orden público y social en Colombia, ha obligado a las empresas a tomar rápidas acciones que no necesariamente están alineadas con la estrategia de las mismas; esto hace necesario, que desde ahora, las empresas que no lo hayan considerado, conformen dos equipos, uno dedicado a superar la crisis “Equipo de crisis” y un “Equipo de Estrategia”, los cuales deben estar cruzando permanentemente información para armonizar y sincronizar las acciones que se toman desde el lado estratégico, del táctico y del operativo, y así validar los impactos que se puedan tener en cualquiera de estas dos direcciones para actuar siempre de manera coherente.

Es indudable que el mundo viene cambiando abruptamente, más a raíz de los eventos ya mencionados, lo que ha traído consigo la necesidad de adoptar varios temas que se consideran pertinentes:

– Convergencia de tecnologías para la búsqueda y selección de proveedores, automatización de los procesos operativos para la adquisición de bienes y servicios; dándole espacio a la implementación de procesos estratégicos en la función de Compras y Suministros.

– Esquemas transversales de interacción del área de Compras y Suministros a través de modelos de Gestión por Categorías de los bienes y servicios requeridos por la organización (Category Management).

– Crear esquemas de interacción colaborativa dentro y fuera de las organizaciones, compartir experiencias, buenas prácticas, mesas técnicas.

– Procesamiento y Analítica de datos, que brinden información certera, oportuna y enfocada en evidenciar el comportamiento de los aspectos relevantes para la evolución y diferenciación del negocio.

– No menos importante, es la conformación de un equipo de personas integro, en el que resalten aspectos como la resiliencia, la creatividad, el liderazgo y por supuesto el conocimiento técnico y metodológico.